Yhteistyön merkitystä pitäisi korostaa lisää virtuaalitapahtumia toteuttaessa

Viimeisen kahden vuoden aikana tapahtumateollisuus on joutunut löytämään uusia tapoja toteuttaa tapahtumakonseptejaan. Nopea digiloikka on tuonut laajalla kädellä erilaisia virtuaalisen toteutuksen mahdollisuuksia metauniversumista pelialustoille rakennettuihin keikkoihin ja showroomeihin joihin tuoda asiakkaita. Aivan tyhjältä pöydältä ei kuitenkaan olla lähdetty ja monet näistä toteutuksista on tavalla tai toisella olleet jo käytössä ennen pandemian alkua. Kiinnostava kysymys onkin, kuinka virtuaalista todellisuutta ja XR -tekniikoita voidaan käyttää liiketoiminnan kasvun kanavana ja miten se vaikuttaa tapahtumakonsepteihin ja osallistujakokemuksiin?

Lähdin toteuttamaan selvitystyötä VIBIOL -Virtuaalitapahtumista uutta liiketoimintaa Etelä-Pohjanmaalle hankkeelle. Työn tavoitteena oli selvittää millaisia virtuaalitapahtumia kansallisesti ja kansainvälisesti on toteutettu ja miten erilaiset yritysyhteistyömallit ja elämyksellisyys näkyvät näissä. Yritysyhteistyönäkökulman kautta myös pk-yritykset ja kolmannen sektorin toimijat ja yhdistykset hyötyvät selvityksestä. Koska lähtökohta on tarjota Etelä-Pohjanmaan koko tapahtumateollisuudelle ja sen kumppaneille lisää työkaluja kehittää omaa toimintaa, selvitykseen otettiin laajasti eri tapahtuma-alueita mukaan.

Kokonaisuus pitääkin sisällään yhteensä seitsemän eri osa-aluetta: kulttuuritapahtumat, musiikkitapahtumat, showroomit ja messut, kaupunkitapahtumat, urheilutapahtumat, konferenssit ja seminaarit, sekä brändielämykset. Osa-alueisiin otettiin kaksi erilaista virtuaalitoteutusta. Ja näin selvityksessä on syväsukellettu 13 eri virtuaalitapahtumaan, sekä lisäksi mukaan on tuotu matkan varrella esiin nousseita muita mielenkiintoisia kokonaisuuksia, kuten virtuaaliset museot. Vaikka tapahtumien budjetit ovat hyvin erilaisia, yksikään tapahtuma ei ole noussut ilman yritysyhteistyötä.

Yhteistyön merkitys uusia innovaatioita luodessa on valtava. Oikein suunniteltu kokonaisuus ei vain pyydä sponsorirahaa vaan tarjoaa kaikille mukana oleville jotain uutta. Molemmat osapuolet, tapahtuman omistaja ja yhteistyökumppani tuovat oman ammattitaitonsa ja sovitun osa-alueensa innovaation hyväksi ja hyötyvät yhdessä tuotetusta tuloksesta. Selvityksessä selvisi, että varsinkin virtuaalisissa tapahtumissa yhteistyö voi olla itseasiassa toteutuksen mahdollistaja, kuten DREAM -projekti Lontoossa (14 yhteistyökumppania mukaan lukien yliopistoja ja tekniikan alan yrityksiä), sekä Tiny Desk meets globalFEST tapahtuma ympäri maailmaa.

Tiny Desk meets globalFEST on kahden toimijan yhteistyön tulos: NPR Music (tiny desk) ja globalFEST (maailmanmusiikin edistäjäorganisaatio). Jo olemassa oleva virtuaalinen konserttisarja nimeltään Tiny Desk mahdollisti pienemmän organisaation sisällölle miljoonien katsojien yleisön. NPR Music YouTube tilillä on nyt huhtikuussa 2022 6,7 miljoonaa tilaajaa. Tätäkään yhteistyötä ei luotu virtuaalista musiikkitapahtumaa varten vaan NPR Music oli jo globalFEST:n yhteistyökumppani.

Silja Palomäki, Executive Director Folk Extreme, avaa Tiny Desk meets globalFEST 2022 virtuaalitapahtuman kokemusta esiintyjän perspektiivistä (taustaa: Suistamon Sähköä pyydettiin esiintymään vuoden 2022 virtuaaliseen konserttisarjaan).

Kävi aika mahdottomaksi se ajatus, että voisi vielä tammikuussa (2022) matkustaa Yhdysvaltoihin. GlobalFEST alkoikin sitten puuhaamaan tätä virtuaalitoteutusta ja saivat siihen kumppaniksi Tiny Desk tapahtuman, joka jo koronapandemian alusta lähtien on ollu aika iso tekijä näissä virtuaalikonsertti hommissa.

Oliko virtuaalitapahtumassa esiintymisestä hyötyä?

Esiintymisestä on ollut kansainvälisesti erittäin paljon hyötyä. Juuri silloin, kun Sähkön esitys tuli ulos, niin sosiaalisen median kanavat ryöpsähti. Muutenkin on tullut ympäri maailmaa kommentteja. Ja yleisön kommenttejahan voi lukea myös sieltä YouTube kanavan kommenttiosiosta.

Yksi tärkeimmistä lähtökohdista virtuaalitapahtuman yhteistyökumppanuuksia kartoittaessa onkin, että löytää oman tapahtuman
– ydinkonseptin: mitä halutaan tehdä, miten tapahtuma toteutetaan ja mitä meillä on tarjota kumppanille, sekä
– tavoitteet: esimerkiksi kansainvälistyminen, uuden kohdeyleisön löytäminen, tapahtuman laajentaminen, saavutettavuus, edelläkävijyys, bränditunnettuuden kasvattaminen

Virtuaalisissa toteutuksissa on hyvä ymmärtää, että yhteistyökumppanuuden malli voi olla näkyvyydessä, arvojen promootiossa, tekniikassa ja sen esittelyssä tai jopa tutkimustyössä. Ehkä juuri teidän tapahtuma toimii laajalle yhteistyökumppaniverkostolle myynti- ja kontaktointialustana, kuten Hubspotin Inbound 2021 tapahtuma (yli 70 yhteistyökumppania), jonka osallistujapooliin kuului laajasti päättäviä tahoja, markkinoinnin ja digitaalisen kasvun asiantuntijoita 140 eri maasta.

Silja Palomäkikin Folk Extremeltä huomauttaa, miten virtuaalitapahtumilla on valtava kyky tavoittaa laajasti kansainvälistä yleisöä: ”Erityisesti tässä Tiny Desk:ssä huomasi miten valtava potentiaali virtuaalitapahtumissa voi olla, koska katsojamäärä on niin suuri ja kansallisuuksien kirjo todella laaja. Virtuaalitapahtumat tavoittavat aivan eri tavalla yleisöä.” Ehkä tämä on juuri sitä, mitä teidän tapahtuma voi tarjota yhteistyökumppanille!

Mitä ajatuksia tai haasteita yhteistyökumppanien hankinta tuottaa?

Lyhenteitä selitettynä:
XR eli Extended Reality on kattokäsite virtuaalisen-, laajennetun- ja yhdistetyn todellisuuden teknologian ratkaisuille. Kaikki ratkaisut ovat tavalla toisella immersiivisiä, eli ne aukaisevat kokijalle uuden ympäristön, uuden maailman. Immersiivinen kokemus voi tapahtua ilman lisättyä teknologiaa, mutta XR teknologia mahdollistaa tämän suhteellisen laajasti.

AR (Augmented Reality) on nykytodellisuuden päälle luotu lisätty todellisuus. Fyysistä ympäristöä rikastetaan virtuaalisin elementein ja esimerkiksi hahmoin, vrt Pokemon GO -peli, usein juuri älypuhelimen näytön kautta koettavaksi. Vastaavaa toteutusta voi kokeilla esim. Tikkurilan värisovelluksessa.

VR (Virtual Reality) on virtuaalinen todellisuus, joka koetaan VR-lasien kautta. Tietokonesimuloitu maailma voi olla aivan toisenlainen, kuin fyysinen maailma. Se johdattaa maailmasta toiseen ja avaa kokemuksia, sekä kohtaamisia avatar hahmojen kautta.

EX (Experience Design) on elämysmuotoilua, joka yhdistää kokijan tarpeet, taustan, toiveet, haasteet ja unelmat holistisiksi kokemuksiksi, jonka alusta voi olla brändikokemus, matkailukokemus, kulttuurikokemus jne. Kyse on moniaistillisesta suunnittelusta, jossa käytetään mm. palvelumuotoilun keinoja hyväksi. Johtaa usein asiakaskokemuksen (CX) kehittämiseen.

UX (User Experience Design) on käyttäjäkokemussuunnittelu ja UI (User Interface Design) on käyttöliittymäsuunnittelu. Yhdessä molemmat takaavat mukavan ja helpon digitaalisen palvelukokemuksen niin prosessin, visuaalisuuden, sisällön kuin osittain tekniikankin suhteen.

Kirjoittaja: Soja Heino, Zoja Experience

Hanke rahoitetaan REACT-EU-välineen määrärahoista osana Euroopan unionin COVID-19-pandemian johdosta toteuttamia toimia.