Esimerkki kehittämistavoitteesta

Esimerkki Keskustellen työkuntoon – Työyhteisön ja työhyvinvoinnin kehittämissuunnitelmasta

Tässä esimerkki kehittämissuunnitelmaan kirjattavista asioista, jotka auttavat hahmottamaan millä tavoin prosessi voisi edetä.

Yrityksen / Organisaation nimi: Esimerkki Yritys Oy

Osallistujien nimet: yrittäjä Ylli Yrittäjä sekä työntekijät Terttu Työntekijä ja Assi Ahkera

Päivämäärä: 11.11.2023

1. Kehittämistavoite 

TARJOUSTEN LAATIMINEN TEHOKKAASTI JA LAADUKKAASTI

Lähtötilanne: Asiakas saa tarjouksen sähköpostivastauksena. Tarjouspyyntöihin vastaaminen on aikaa vievää ja lisämyynti kärsii. Jokainen tarjous laaditaan joka kerta alusta asti ja asiakkaalle annettava tieto on niukkaa.

Yrittäjä: Tarjouspohja tehostaisi tarjousten tekemistä ja työntekijöiden ajankäyttöä sekä edesauttaisi mahdollista lisämyyntiä. Hyvin laadittu tarjous antaa yrityksestä ammattimaisen ja luotettavan kuvan ja lisää kilpailukykyä.

Työntekijä: Helpottaa ja nopeuttaa työtä. Tehtävät tarjoukset ovat tasalaatuisia työntekijästä riippumatta.

Asiakas: Saa heti tarpeeksi tietoa päätöksenteon tueksi ja lisäkysymysten tarve vähenee.

Vaikutus työhyvinvointiin: Yrittäjä tietää, millaista informaatiota yrityksestä lähtee. Yhteisesti laadittu tarjouspohja sujuvoittaa työntekoa ja lisää turvallisuutta. Reklamaatioiden määrä vähenee ja asiakkaan ostoprosessi on helpompaa ja hän tuntee itsensä tärkeäksi. Näiden seurauksena ilmapiiri työpaikalla paranee ja aikaa vapautuu muihin tärkeisiin tehtäviin. Työn laadun paraneminen vaikuttaa myönteisesti työhyvinvointiin.

2. Konkreettiset keinot / Kehittämiskokeilu

Laaditaan tarjouspohja wordilla, josta käy ilmi tarjottavat palvelut hintoineen, varaus- ja peruutusehdot, yrityksen yhteystiedot ja logo.

Tarjouspohjaa varten sovitaan yhteisesti:

• Varausehdot; kuinka kauan tarjous on voimassa (huomioidaan mahdolliset eriaikaisuudet eri palveluiden välillä ja mahdolliset alihankinnat) sekä peruutusehdot; millä aikataululla vahvistettu varaus on peruttavissa eri ehdoin (asiakasta voi tiedottaa tästä jo tarjousvaiheessa, jolloin asiakas tietää kuinka kauan hänellä on aikaa esim. kerätä ryhmä matkalle.)
• Palvelukuvaukset; millaista informaatiota on hyödyllistä antaa jo tarjousvaiheessa asiakkaan ostopäätöksen helpottamiseksi.
• Millaista lisämyyntiä tarjoukseen voidaan lisätä jo tarjousvaiheessa.
• Mahdolliset ”kylkiäiset” ja hinnanalennukset.

Vaikutus työhyvinvointiin:

Työpaikalla kaikilla tarjouksia laativilla on samat tiedot ja selkeä ohjeistus tarjousten laatimiseksi ja asiakkaita kohdellaan tasavertaisesti.

3. Vastuuhenkilö(t)

Varaus- ja peruutusehdot: Ylli Yrittäjä tammikuun 2024 loppuun mennessä.

”Kylkiäiset” ja hinnanalennukset: Ylli Yrittäjä helmikuun 2024 loppuun mennessä.

Palvelukuvaukset: Terttu Työntekijä ja Assi Ahkera helmikuun 2024 loppuun mennessä. Ylli Yrittäjä auttaa tarvittaessa.

Tarjouspohjan visuaalinen ilme: Ylli Yrittäjä helmikuun 2024 aikana.

Lisämyynti: Terttu Työntekijä ja Assi Ahkera maaliskuun 2024 loppuun mennessä. Ylli Yrittäjä auttaa tarvittaessa.

Uutta tarjouspohjaa testataan maaliskuun aikana ja asiakkaalle lähtevät tarjoukset viedään uudelle pohjalle huhtikuun alusta alkaen.

4. Arviointisuunnitelma

Word-tarjouspohja:

• Kuinka pohjan asettelu toimii, kun asiakkaalle haluttuja asioita viedään pohjaan (maaliskuu 2024).
• Pysyykö tarjous kohtuullisen pituisena ja löytyykö ydinasiat nopeasti, ilman että lisämyynti ja palvelukuvaukset vievät liikaa huomioita (maaliskuu 2024).
• Pyydetään palautetta tarjouksista työntekijöiltä ja asiakkailta huhti-elokuun 2024 aikana. Tehdään mahdollisia korjauksia tarjouspohjaan saatujen palautteiden perusteella.
• Vastuuhenkilö: Ylli Yrittäjä.

Vaikutus työaikaan:

• Pyydetään palautetta työntekijöiltä, onko työ helpottunut, nopeutunut ja mitä huomioita on noussut esille.
• Vastuuhenkilö: Ylli Yrittäjä, Terttu ja Assi kommentoivat, jos jotakin akuuttia ilmenee.

Vaikutus myyntiin:

• Onko myynti kasvanut.
• Onko lisämyynti kasvanut.
• Vastuuhenkilö: Ylli Yrittäjä.
• Syyskuu 2024.

5. Arviointi / Päivämäärä

Arviointi tehdään lokakuussa 2024 ja siinä käydään läpi kaikki kehittämissuunnitelmaan tavoitteiksi ja keinoiksi sekä arviointisuunnitelmaan arvioitavaksi kirjatut asiat. Arviointi toteutetaan yhteisessä palaverissa, niin että kaikki voivat osallistua. Arviointi kirjataan arviointisarakkeelle ja tarvittaessa laaditaan sen pohjalta uusi kehittämistavoite keinoineen jne.  Päätetään mahdolliset jatkotoimet tarjouspohjaan ja tarjousten laatimiseen saatujen kokemusten perusteella. Pohditaan myös, onko muutokset lisänneet työhyvinvointia, jos on niin millä tavoin. Kyseistä kehittämistavoitetta varten yrityksessä laadittiin ensimmäinen kertaa kirjallinen, varsinainen kehittämissuunnitelma ”Keskustellen työkuntoon” -toimintamallin mukaisesti ja käytettiin malliin kuuluvaa kehittämissuunnitelmalomaketta. Keskustellaan ja arvioidaan myös sitä, miltä kehittämissuunnitelman laatiminen ja toteuttaminen tuntui. Mietitään muita mahdollisia kehittämiskohteita ja sovitaan mahdollisista uusien kehittämistavoitteiden laatimisesta ja kirjaamisesta, mikäli toimintatapa tuntui toimivalta ja hyvältä.

6. Muuta huomioitavaa

Kirjataan: Palvelukuvausten sekä varaus- ja peruutusehtojen vienti myös yrityksen kotisivuille. Pohdittavaksi kirjataan, voisiko asiakkaille kertoa, että yrityksessä ollaan testaamassa uutta tarjouspohjaa. Tämä voisi helpottaa palautteen saantia. Sovitaan palautteen antoa varten kysymykset ja tapa kerätä palautteet.

Ohje on laadittu VOIMA – Voi hyvin matkailuyrittäjä -hankkeessa ja sitä rahoitettiin REACT-EU-välineen määrärahoista osana Euroopan unionin COVID 19-pandemian johdosta toteuttamia toimia.