AIKAA! - Tietosuojailmoitus | SEAMK Projektit
Etusivulle Kestävät ruokaratkaisut AIKAA! Älykästä ja inhimillistä automaatiota mikro- ja PK-yritysten arkeen AIKAA! – Tietosuojailmoitus

AIKAA! - Tietosuojailmoitus

AIKAA! Älykästä ja inhimillistä automaatiota mikro- ja pk-yritysten arkeen -hanke

Rekisterinpitäjät:

Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Oy
y-tunnus 2029188-8
Ratapihantie 13, 00520 Helsinki

Yhteyshenkilö:
Mariitta Rauhala
mariitta.rauhala@haaga-helia.fi
+358 40 488 7195

Tietosuojavastaava:
tietosuojavastaava@haaga-helia.fi puh. +358 29 447 1222

LAB-ammattikorkeakoulu Oy
y-tunnus 2630644-6
Mukkulankatu 19,15210 Lahti

Yhteyshenkilö:
Minna Ahlstén
Minna.Ahlsten@lab.fi
+358 50 341 7740

Tietosuojavastaava:
Lakimies Ilona Saarenpää
Puh: 050 430 1072 Sähköposti: tietosuoja@lut.fi
Seinäjoen ammattikorkeakoulu Oy
y-tunnus 2539767-3 PL 412, 60101 Seinäjoki

Yhteishenkilö: Joni Koskinen
Joni.Koskinen@seamk.fi
+358 40 830 4035

Tietosuojavastaava:
Jarmo Jaskari
Tietosuojavastaava@seamk.fi
Puh. +358 40 868 0680

Oulun yliopisto
y-tunnus 0245895-5
PL 771, 00074 Oulu

Yhteyshenkilö: Hannele Lampela
hannele.lampela@oulu.fi
+358 40 7380238

Tietosuojavastaava: dpo@oulu.fi (A1)

Hankkeen osapuolet ja vastuunjako
Kaikki edellä mainitut organisaatiot toimivat tässä hankkeessa yhteisrekisterinpitäjinä, eli ne määrittelevät yhdessä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Lisäksi ne osallistuvat henkilötietojen käsittelytoimiin. Tässä henkilötietoilmoituksessa kuvattujen henkilötietojen käsittelyvastuu hankkeen toteutusaikana (1.11.2025-29.2.2028) on kaikilla hanketoteuttajilla.

Hankkeen suorittajat
Hankkeessa seuraavilla on oikeus käsitellä hankkeessa käsiteltäviä henkilötietoja: Haaga-Helia ammattikorkeakoulun, Lab ammattikorkeakoulun, Seinäjoen ammattikorkeakoulun ja Oulun yliopiston asiantuntijat ja mahdollisesti oppilaitoksissa työskentelevät harjoittelijat.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja kuvaus käsittelytoimista
AIKAA! -hankkeen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on toteuttaa hankkeen toimenpiteitä, jotka tähtäävät työhyvinvoinnin parantamiseen ja tuottavuuden lisäämiseen generatiivista tekoälyä hyödyntämällä. Henkilötietoja käsitellään hankkeen pilotointien, työpajojen, kyselyiden, arviointien ja muiden kehittämistoimien suunnitteluun, toteutukseen ja vaikutusten arviointiin. Hankkeen tavoitteena on vähentää kiireen tunnetta ja kuormitusta työpaikoilla, kehittää skaalautuvia toimintamalleja sekä tukea yritysten jatkuvaa kehittämistä.
Henkilötietoja kerätään hankkeen järjestämissä tilaisuuksissa esim. työpajoissa, tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä, sekä osallistujille suunnatuissa haastatteluissa ja kyselyissä.

Rekisteröityjen ryhmät:

– Kyselyihin osallistuvat:
o Kerättävät suorat henkilötiedot: nimi, yhteystiedot (sähköposti ja puhelinnumero)
o Epäsuorat henkilötiedot: ikä, koulutus, sukupuoli, työsuhteen kesto, ammatti
o Lisäksi kyselyiden vastaukset työhyvinvointiin ja kiireen aiheuttajiin työssä
o Tietoja hyödynnetään hankkeen prosessien suunnittelussa ja toteuttamisessa sekä hankkeessa tehtävässä tutkimustyössä.

– Haastatteluihin osallistuvat:
o Kerättävät suorat henkilötiedot: nimi, yhteystiedot (sähköposti ja puhelinnumero), ääni
o Epäsuorat henkilötiedot: haastattelun vastaukset GenAI käytöstä ja pilottien toteuttamisesta
o Tietoja hyödynnetään hankkeen prosessien suunnittelussa ja toteuttamisessa sekä hankkeessa tehtävässä tutkimustyössä.

– Osallistujat, jotka osallistuvat hankkeen työpajoihin:
o Kerättävät suorat henkilötiedot: nimi, yhteystiedot (sähköposti ja puhelinnumero), mahdolliset ruokavaliot/-allergiat sekä video-/kuva-aineisto.
o Epäsuorat henkilötiedot: ikä, koulutus, sukupuoli, työsuhteen kesto, ammatti.
o Tietoja hyödynnetään yhteydenpidossa, viestinnässä, arvioinnissa ja palautteen keräämisessä, hankkeen etenemisen dokumentoinnissa sekä hankkeeseen liittyvässä tutkimuksessa. Ruokavalioita/ -allergioita käytetään tapahtumien tarjottavien suunnittelussa.

– Organisaatioiden yhdyshenkilöt, jotka osallistuvat hankkeen toteuttamiseen organisaation edustajina:
o Kerättävät suorat henkilötiedot: nimi, yhteystiedot (sähköposti ja puhelinnumero),
(A1) Yhteisrekisterin pitäjyyssopimus (AIKAA! hanke) // 11377120 // 2_LIITE 1 Tietosuojailmoitus_AIKAA_hanke (1).pdf
video-/kuvamateriaali. o Tietoja hyödynnetään yhteydenpidossa, viestinnässä, arvioinnissa ja palautteen keräämisessä sekä hankkeen etenemisen dokumentoinnissa.

– Hankkeen järjestämiin tilaisuuksiin ja tapahtumiin osallistuvat.
o Kerättävät henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite, taustaorganisaatio/yritys, jota edus-taa, video-/kuvamateriaali sekä mahdolliset ruokavaliot/ -allergiat.
o Tietoja hyödynnetään järjestettävän tapahtuman viestinnässä, palautteen keräämisessä ja tarjottavien suunnittelussa sekä hankkeen etenemisen dokumentoinnissa ja raportoinnissa.

– Hankkeen ohjausryhmään osallistuvat:
o Kerättävät henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite, taustaorganisaatio/yritys, jota edus-taa, video-/kuvamateriaali sekä mahdolliset ruokavaliot/ -allergiat.
o Tietoja hyödynnetään järjestettävän tapahtuman viestinnässä, palautteen keräämisessä ja tarjottavien suunnittelussa sekä hankkeen etenemisen dokumentoinnissa ja raportoinnissa.

Hankkeen tilaisuuksissa tapahtuvasta valokuvaamisesta tai videoinnista ilmoitetaan tapahtumaan saavuttaessa. Valokuvien ja videoaineistojen, joista henkilö on tunnistettavissa, keräämiseen ja tallentamiseen hankkeen toimintaan liittyen pyydetään henkilöltä erikseen suostumus.

Tutkimuksessa seurataan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja Suomen tietosuojalakia sekä toteuttaja organisaatioiden ohjeita aineiston säilyttämisestä.

Käsittelytoimien oikeusperusteena on rekisteröidyn suostumus ja rekisteripitäjän oikeutettu etu (EU yleinen tietosuoja-asetus 6 art. 1 f alakohta) niiltä osin, joilla voidaan dokumentoida (esim. osallis-tujalistat ja valokuvat tapahtumista) hankkeen etenemistä hankkeen rahoittajalle. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on rahoituksen saaminen hankkeelle.

Lainsäädäntö myös velvoittaa keräämään ESR-hankkeiden osallistujista henkilötietoja, minkä osalta käsittelyperuste on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite (laki alueiden kehittämisen ja Euroopan unionin alue- ja rakennepolitiikan hankkeiden rahoittamisesta 757/2021). EURA2021-järjestel-mässä tapahtuva osallistujien henkilötietojen käsittely on kuvattu EURA2021-järjestelmää koske-vassa tietosuojaselosteessa: https://eura2021.fi/tietoajarjestelmasta?hakija

Erityisten henkilötietoryhmien (kuten osallistujan ilmoittama tieto ruoka-aineallergiasta/erityisruokavaliosta) käsittely perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan a alakohta).

Henkilötietojen lähde
Henkilötiedot kerätään suoraan hankkeeseen osallistuvalta. Henkilön nimi ja yhteystiedot voidaan myös kerätä osallistuvan organisaation yhteyshenkilön kautta, kun osallistuva henkilö itse antaa luvan henkilötietojensa luovuttamiselle, muut häneltä kerättävät henkilötiedot kerätään suoraan hankkeeseen osallistuvalta. (A1)

Henkilötietojen luovutukset kolmansille osapuolille
Henkilötietojen käsittelytoimissa hyödynnetään palvelutarjoajien palveluita tietojen keräämiseksi ja palvelimia tietojen käsittelemiseksi. Ulkoisten ohjelmistoalan yritysten tarjoamia palvelimia käytetään osallistuvien henkilöiden perustietojen säilyttämiseen sekä kuva- ja videoaineistojen säilytykseen niiden osalta, mihin osallistujilta on erikseen pyydetty lupa. Ulkoisten ohjelmistoalan yritysten tarjoamia palvelimia käytetään myös kyselyiden, kuten palautekyselyiden, ja tapahtumailmoittautumisiin liittyvien tietojen keräämisessä ja säilyttämisessä. Lisäksi palveluntarjoajien palveluita voidaan hyödyntää äänitiedostojen litteroinnissa, eli nauhoitettujen äänitiedostojen aukikirjoittamisessa. Rahoittajalle voidaan luovuttaa hankkeen raportoinnin tai rahoittajan puolesta toteutettavan tarkastuksen yhteydessä hankkeen etenemistä varten kerätyt aineistot esim. osallistujalistat ja valokuvat. Tässä tietosuojailmoituksessa mainitut yhteisrekisterinpitäjät voivat luovuttaa hankkeessa käsiteltäviä henkilötietoja myös toisilleen.
Henkilötietojen siirrot EU-/ETA-alueen ulkopuolelle Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti. Henkilötietoja säilytetään Microsoftin pilvipalvelussa. Siirtoperusteena mahdolliselle henkilötietojen siirrolle USA:han on EU komission riittävyyspäätös (EU-US DPF).

Henkilötietojen säilytysaika
Hankkeessa henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään hankkeen ajan 1.11.2025-29.2.2028 (tai kunnes hanke virallisesti päättyy mahdollisen jatkoajan jälkeen). Hankkeen päättymisen jälkeen henkilötietoja sisältävät aineistot niiltä osin, joita hankkeen rahoittajan ohje ei ohjeista arkistoi-maan, tuhotaan tietoturvallisesti. Hankkeen aikana kerätyt henkilötiedot anonymisoidaan eli poistetaan kaikki henkilö- ja tunnistetiedot. Tämän jälkeen niitä voidaan käyttää julkaisuihin, tutkimukseen, kehittämiseen ja opetukseen.
Arkistoitavaa aineistoa, jotka kuvaavat hankkeen etenemistä esim. osallistujalistat tai valokuvat säilytetään rahoittajan ohjeiden mukaisesti vähintään viiden vuoden ajan laskettuna sen vuoden päättymistä seuraavan vuoden alusta, jona hankkeen viimeinen maksuerä on maksettu tuen saajalle eli 31.12.2033 asti. Aineistot säilytetään ja arkistoidaan rahoittajan ohjeiden mukaisesti. Tutkimusaineistoksi kerätty aineisto, josta kirjoitetaan tutkimusartikkeli, säilytetään Haaga-Helia ammattikorkeakoulun ohjeistuksen mukaisesti 5 vuotta hankkeen päättymispäivästä 28.2.2033 asti. Tutkimusaineistoiksi kerättyjen aineistojen osalta tutkimukseen osallistuneelta on pyydetty erillinen suostumus tutkimukseen osallistumisesta.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Äänitiedostot sekä tutkimusta varten kerätyt aineistot säilytetään projektin aikana tietoturvallisesti salasanan vaativalla aineiston keränneen korkeakoulun verkkoalustalla. Muita aineistoja ja anonymisoituja aineistoja käsitellään Teams-alustalla, johon pääsyoikeus vain hankkeen jäsenillä.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

  • Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa. (A1) Yhteisrekisterin pitäjyyssopimus (AIKAA! hanke) // 11377120 // 2_LIITE 1 Tietosuojailmoitus_AIKAA_hanke (1).pdf
  • Oikeus peruuttaa käsittelytoimien oikeusperusteena oleva suostumus milloin tahansa syytä ilmoittamatta. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritettujen käsittelytoimien lainmukaisuuteen.
  • Oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada käsittelytoimien tarkoituksiin nähden puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
  • Oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että
    • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
    • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
    • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
    • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perus-tuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
  • Oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos
    • rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden,
    • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista tainrekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
  • Oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely suoritetaan automaattisesti.
  • Oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (ohjeita tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilla osoitteessa tietosuoja.fi).
  • Oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun henkilötietojen käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen, rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolten oikeutettujen etujen toteuttamiseen.

Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla siitä yhteyshenkilölle Mariitta Rauhala (mariitta.rauhala@haaga-helia.fi), Minna Alstén (minna.ahlsten@lab.fi), Joni Koskinen (Joni.Koskinen.seamk.fi), Hannele Lampela (hannele.lampela@oulu.fi)

Muut rekisteröityjen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt toimitetaan yhteisrekisterinpitäjille ensisijaisesti Haaga-Helian verkkosivuilla olevalla sähköisellä lomakkeella (www.haaga-helia.fi/tietosuoja)