Osallistumissäännöt
Osallistumissäännöissä määritellään toimeksiantajan ja osallistujien sekä tilaisuuden järjestäjän väliset yhteistyösäännöt. Toimeksiantaja(t) määritellään innovaatiohaun kutsussa. Tilaisuudet järjestää Hackathonit innovoinnin kiihdyttimiksi Etelä-Pohjanmaalle -hanke. Toimeksiantajataho(je)n osalta nimetyt henkilöt vastaavat tapahtumaan liittyvästä päätöksenteosta.
Innovaatiohaun tavoitteena on tuottaa ratkaisuja yhden tai useamman toimeksiantajan esittelemiin haasteisiin. Tapahtumien pituus ja toteutus voivat vaihdella, ja kunkin tapahtuman osalta toteutus ja sen ajoittuminen kuvataan tilaisuuden kutsussa.
Jäljempänä termillä ”järjestäjä” viitataan Hackathonit innovoinnin kiihdyttimiksi Etelä-Pohjanmaalle -hankkeeseen, ”toimeksiantajalla” yhteen tai useampaan haasteen esittäjään ja ”tiimillä” haasteeseen osallistuvaan ryhmään, joka koostuu yksittäisistä osallistujista.
Immateriaalioikeudet
Olemassa olevat immateriaalioikeudet eivät siirry innovaatiohaun aikana. Osallistujat säilyttävät oikeudet kaikkeen materiaaliin, jonka he tekevät toimeksiantajalle saatavaksi. Osallistujat ymmärtävät ja hyväksyvät, että toimeksiantajat voivat käyttää heille saatavilla olevaa materiaalia omissa sisäisissä toiminnoissaan ja toimintojensa kehittämisessä.
Samoin toimeksiantajat säilyttävät immateriaalioikeudet materiaaliin, jonka he tekevät saataville innovaatiohaun aikana. Osallistujat voivat käyttää tätä materiaalia vain osallistuessaan Hackathonit innovoinnin kiihdyttimiksi Etelä-Pohjanmaalle -hankkeen innovaatiohakuun.
Innovaatiohaun aikana luotujen ratkaisujen immateriaalioikeudet kuuluvat ratkaisun tuottaneelle tiimille/tiimeille. Kuten mainittu, toimeksiantajilla on oikeus käyttää tiimien esittämiä materiaaleja sisäisissä kehitystoiminnoissaan ja suunnittelussaan. Ratkaisun käytöstä on tehtävä erillinen sopimus ratkaisun luoneen tahon kanssa.
Osallistumisen julkisuus
Jos tiimi valitaan innovaatiohakuprosessiin, osallistumistieto on julkinen. Sekä tiimi että toimeksiantaja ja järjestäjä voivat käyttää osallistumistietoa viestinnässään.
Rekisteröityessään innovaatiohakuun tiimi jakaa lyhyen kuvauksen (1–2 lausetta) ideastaan ja yhteyshenkilön tiedot. Jos tiimi valitaan, idean lyhyt kuvaus on julkinen, ja tiimi, järjestäjä ja haasteen tarjoaja voivat käyttää tätä lyhyttä kuvausta viestinnässään.
Kun tiimit valitaan osallistumaan hackathoniin, järjestäjä julkaisee tiimien nimet, ideoiden lyhyet kuvaukset sekä tiimin yhteyshenkilön nimen, tittelin ja sähköpostin hankkeen viestintäalustalla. Järjestäjä muokkaa näitä tietoja tiimin pyynnöstä. Tiimit työskentelevät järjestäjän valitsemalla sähköisellä alustalla.
Tapahtumista voidaan tuottaa tallenteita (kuvat, videot jne.), ja tapahtuman järjestäjien, toimeksiantajien ja osallistujien lisäksi kolmannet osapuolet (kuten media) voivat käyttää tallenteita viestinnässään. Esitettyjen ratkaisujen tallenteet eivät sisällä materiaalia, joka voisi loukata osallistujien immateriaalioikeuksia. Lisäksi tallenteet eivät sisällä yksityiskohtaista tietoa toimeksiantajan haasteesta, joka ei ole jo julkaistu innovaatiohaun kutsussa tai toimeksiantajan hyväksymissä lehdistötiedotteissa.
Luottamuksellisuus
Kaikki innovaatiohakuun osallistuvat henkilöt sitoutuvat noudattamaan luottamuksellisuutta kaikissa luottamuksellista tietoa koskevissa asioissa. Innovaatiohaun aikana saatuja luottamuksellisia tietoja ei saa paljastaa kolmansille osapuolille. Luottamuksellisiin tietoihin kuuluvat liike- ja yrityssalaisuudet, jotka laki määrää luottamuksellisiksi. Toimeksiantaja ja osallistujat voivat myös erikseen määritellä aineiston, joka on pidettävä luottamuksellisena, ja toimeksiantajan pyynnöstä osallistujilta voidaan vaatia salassapitosopimus (NDA). Tämä tieto kuvataan innovaatiohaun kutsussa.
Jos innovaatiohaussa sovelletaan salassapitosopimusta (NDA), prosessiin osallistuvat osapuolet varmistavat, että kaikki tiimin jäsenet ilmoitetaan ja luottamuksellisia tietoja paljastetaan vain niille tiimin jäsenille, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen.
Luottamuksellisuus alkaa innovaatiohakukutsun julkaisemisesta ja jatkuu kaksi vuotta innovaatiohaun työpajan päättymisen jälkeen.
Osallistujat ovat vastuussa siitä, että heillä on oikeus käyttää innovaatiohaussa esittelemäänsä materiaalia sekä esitetyn materiaalin tietoturvallisuudesta.
Järjestäjät
Innovaatiohaun järjestää Hackathonit innovoinnin kiihdyttimiksi Etelä-Pohjanmaalle -hanke. Hanke vastaa tapahtuman toteutuksesta, viestinnästä, osallistujatietojen käsittelystä ja järjestelyistä. Järjestäjä sitoutuu luottamuksellisuuteen osallistujien ja toimeksiantajien ohella. Sopimukset jatkotoimista tehdään toimeksiantajan ja osallistujien välillä, ellei toisin sovita.
Palkinnot, arviointi ja jatkokehittäminen
Toimeksiantaja vastaa palkintojen määrittelystä ja käytännön toteutuksesta. Haasteeseen liittyvät mahdolliset palkinnot ja yhteistyömahdollisuudet kuvataan erikseen innovaatiohaun kutsussa.
Hackathonin jälkeen toimeksiantaja sopii erikseen tiimien kanssa ratkaisujen jatkokehittämisestä ja niihin liittyvistä immateriaalioikeuksista.
Peruutukset
Tiimi voi peruuttaa tai keskeyttää osallistumisensa innovaatiohakuun prosessin aikana. Tiimi ei voi osallistua hackathonin toimenpiteisiin, jos se keskeyttää osallistumisensa tai ei pysty tuottamaan esiteltävää ratkaisua lopputapahtumaan. Tiimin jäsen voidaan vaihtaa prosessin aikana, jos siihen on perusteltuja syitä. Tällöin on otettava huomioon osallistujien oikeudet päätöksiä tehtäessä.
Toimeksiantaja voi perustelluista syistä peruuttaa tiimin tai osallistujan oikeuden osallistua innovaatiohakuun. Tällaisia syitä ovat esimerkiksi asiaton käyttäytyminen tai sopimusrikkomukset. Tällaisissa tapauksissa järjestäjä ja toimeksiantaja eivät vastaa tiimille tai osallistujalle mahdollisesti aiheutuneista vahingoista.
Vastuun rajoitukset
Mikään osapuoli ei ole vastuussa toiselle osapuolelle aiheutuneista epäsuorista vahingoista, paitsi tapauksissa, joissa on kyse immateriaalioikeuksien tahallisesta tai törkeästä huolimattomuudesta johtuvasta loukkauksesta tai salassapitovelvollisuuden rikkomisesta tai suorista vahingoista.
Mahdolliset erimielisyydet, joista ei päästä neuvottelemalla yksimielisyyteen, ratkaistaan lopullisesti välitysmenettelyssä Keskuskauppakamarin välitysmenettelysääntöjen mukaisesti.
Maksuttomat tilaisuudet mahdollistaa Euroopan unionin osarahoittama Hackathonit innovoinnin kiihdyttimiksi Etelä-Pohjanmaalle(Opens in a new window) -hanke, jolle rahoituksen on myöntänyt Etelä-Pohjanmaan liitto.