Miten pidän yhteyttä?

Luku 2.

Sähköposti

Yrittäjänä tarvitset sähköpostiosoitteen. Ilmainen sähköposti on toimiva yritystoiminnan aloitusvaiheessa. Yrityksen sähköposti, joka toimii omalla verkkotunnuksella eli domainilla (etu.sukunimi@yrityksennimi.fi), antaa yrityksen toiminnasta ammattimaisemman kuvan.

VINKKI! Lue Traficomin sivuilta, miten rekisteröit yrityksellesi .fi-verkkotunnuksen: Näin hankit fi-verkkotunnuksen | Traficom

Yleisimmät ilmaiset sähköpostit lienevät nykyään Outlook, Gmail ja Applen sähköposti.

• Outlook-sähköpostin saat, kun perustat Microsoft-tilin. Saat käyttöösi myös kalenterin ja muita Microsoft-tilin palveluja.
• Gmail-sähköpostitili on osa Google-tiliä. Saat samalla käyttöösi muitakin Googlen palveluja, kuten kalenterin ja pilvitallennuspalvelu Google Driven.
• Apple-ID-tiliin kuuluu myös sähköpostiosoite ja sillä voi käyttää myös Applen muita palveluja.

Sähköpostin turvallisuus

Sähköposti on yleinen, mutta siitä huolimatta ei kovinkaan tietoturvallinen viestintäväline. Huomioi ainakin seuraavat asiat sähköpostia käyttäessäsi:

• Sähköpostitiliä perustettaessa on tärkeä valita ainutlaatuinen ja vahva salasana. Kaksivaiheinen tunnistautuminen lisää turvallisuutta huomattavasti. Kaksivaiheinen autentikointi tarkoittaa, että sisäänkirjautuessa sähköpostipalvelu pyytää sinua varmistamaan kirjautumisen puhelimeesi saapuvan viestin kautta.
• Älä lähetä sisältöä, joka vääriin käsiin joutuessaan voi aiheuttaa vahinkoa sinulle, viestin vastaanottajalle tai jollekin, jota viesti koskee. Sähköpostin salaamiseen on olemassa työkaluja, esimerkiksi Microsoftin sähköpostin Salaa-painike.
• Mieti aina hetki, ennen kuin avaat saapuneen sähköpostin. Tutultakin näyttävästä viestistä tarkista lähettäjän sähköpostiosoite.
• Jos epäröit viestin oikeellisuutta, älä klikkaa linkkejä tai avaa liitteitä. Varminta on kopioida saatu linkki selaimeen ja siirtyä sivulle sitä kautta. Verkkorikolliset saattavat lähettää viestejä hyvinkin tunnettujen organisaatioiden nimissä (esim. posti, pankit, poliisi, verottaja), jolloin viestit voivat olla hyvin aidonnäköisiä. Viestien tarkoituksena on saada sinut klikkaamaan haittaohjelmia laitteeseesi tai pahimmillaan antamaan omia pankkitunnuksiasi tai henkilötunnuksiasi käyttämällä pääsyn sinne, minne heidän ei tulisi päästä: pankkitilille tai koneellesi.

Etätapaamiset, verkkokokoukset

Etätapaamiset ovat aikaa säästävä, kustannustehokas ja ilmastoystävällinen tapa järjestää kokouksia ja tilaisuuksia. Työkaluja on tarjolla useita, erilaisiin tarpeisiin ja tilanteeseen sopivia vaihtoehtoja.

Etätapaamisia, -kokouksia ja -koulutuksia voit järjestää Microsoft Teams-, Google Meet- tai Zoom-sovelluksilla. Näissä kohtaamisissa voit keskustella kasvokkain, kommentoida chatissä eli keskusteluketjussa sekä jakaa esimerkiksi PowerPoint-aineistoa tai omaa tietokoneruutua osallistujille. Etäkokoukseen voi osallistua myös puhelimella. Muista testata kuitenkin ajoissa ennen tilaisuutta etäyhteyden toimiminen, että ehdit tarvittaessa ottaa yhteyttä järjestäjään tai omaan digitukeen mukaan päästäksesi.

Etätapaamisen järjestäjä antaa yleensä ohjeet puheenvuorojen pyytämisestä ja kameran aukiolosta, erityisesti jos kyseessä on yhdensuuntainen koulutus tai muu info. Tavallisessa kokouksessa on kohteliasta pitää kamera auki, jotta ilmeet ja eleet näkyvät ja osallistuminen on läsnä olevaa.

VINKKI! Ylen digitreenit tarjoavat kattavan esittelyn etätyökaluista: Digitreenit: Etäpalaveri verkossa? Eri työkalut sopivat eri tarkoituksiin | Asioi verkossa | Digitreenit | yle.fi

VINKKI! Kun työskennellään etänä, saatetaan tarvita fyysisiä muistiinpanoseiniä, muistilappuja ja fläppitauluja korvaavia, joustavia digitaalisia alustoja. Ne mahdollistavat ideoinnin, yhdessä suunnittelun ja ajatusten visualisoinnin. Tällaisia ovat esimerkiksi suomalainen Flinga ja Googlen Jamboard, joiden käyttö on suhteellisen yksinkertaista. Vähän jykevämpään tarpeeseen käyvät esimerkiksi Microsoft Whiteboard, Miro ja Mural. Näiden käyttöön kannattaa perehtyä ja löytää omiin tarpeisiin sopivin vaihtoehto.   

Pikaviestimet

Kätevä ja laajalle levinnyt sovelluskaupasta ladattava pikaviestin on WhatsApp. WhatsAppilla voit viestiä yksittäisen henkilön kanssa tai perustaa ryhmän.  WhatsAppiin voit lisätä myös linkkejä ja tiedostoja sekä lähettää ääniviestejä.

Whatsapp-sovelluksen saat avattua myös tietokoneen nettiselaimeen: etsi WhatsAppWeb. Puhelin ja kone yhdistetään ko. verkkosivun antamien ohjeiden mukaisesti puhelimen WhatsApp-sovelluksella skannattavan QR-koodin avulla. QR-koodi on pikselimuodossa oleva neliskanttinen kuva, joka on suoralinkki haluttuun verkkosivuun. Tietokoneen ruudulta voit katsoa kuvia isompana, ladata tiedostoja koneelle ja koneelta ja tietysti kirjoittaa viestejä.

Nykyään asiakkaita voidaan palvella ja jopa kauppaa tehdä perinteisten kivijalkakaupan, jo totuttujen netin tilauslomakkeiden ja verkkokaupan lisäksi myös monien uusien kanavien kautta. Näitä ovat mm. WhatsApp, Facebook ja Messenger, Instagram ja LinkedIn. Valitse tilausten vastaanotto- ja asiakaspalvelukanavasi viisaasti: tunne kohderyhmäsi, tunnista resurssisi, testaa.

GDPR ja CRM

GDPR on henkilötietojen käsittelyyn liittyvä laki, jonka tarkoituksena on parantaa digijärjestelmiä käyttävien henkilöiden tietosuojaa. Lain noudattamatta jättäminen voi tuoda mojovat sakot. Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilla EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen GDPR määritellään lyhyesti näin: ”GDPR tulee sanoista General Data Protection Regulation (yleinen tietosuoja-asetus). Se on henkilötietojen käsittelyä sääntelevä laki, jota alettiin soveltaa kaikissa EU-maissa keväällä 2018. Tietosuoja-asetus antaa paremman suojan henkilötiedoillesi ja enemmän keinoja hallita tietojesi käsittelyä.”

Sama sivusto tiivistää, mitä ovat henkilötiedot tässä yhteydessä: ”Henkilötietoja ovat sellaiset tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti esimerkiksi yhdistämällä yksittäinen tieto johonkin toiseen tietoon, joka mahdollistaa tunnistamisen. Henkilö voidaan tunnistaa esimerkiksi nimen, henkilötunnuksen tai jonkin hänelle tunnusomaisen tekijän perusteella.”.

• Esimerkkejä henkilötiedoista: nimi, kotiosoite, sähköpostiosoite (kuten sukunimi@yritys.com), puhelinnumero, henkilökortin numero, auton rekisterinumero paikannustiedot (esim. matkapuhelimen paikannustiedot), IP-osoite, potilastiedot, lemmikin eläinlääkäritiedot, isoisoisovanhempien perinnöllisiä sairauksia koskevat tiedot.
• Esimerkkejä tiedoista, jotka eivät ole henkilötietoja: yrityksen rekisteritunnus, yleinen sähköpostiosoite (kuten info@yritys.com) ja anonymisoidut tiedot.yrityksen rekisteritunnus
  yleinen sähköpostiosoite (kuten info@yritys.com), anonymisoidut tiedot.

Rekisteriä ylläpitävän ja henkilötietoja käsittelevän yrityksen tai organisaation on nimitettävä tietosuojavastaava, mikäli toimintoihin kuuluu arkaluonteisten tietojenlaajamittainen käsittely tai yksilöiden laajamittainen, säännöllinen ja järjestelmällinen seuranta.

CRM (Customer Relationship Management) ei puolestaan ole laki tai asetus vaan hyvin konkreettinen työkalu. Se on asiakkuudenhallinnan työkalu, rekisteri. Yritys kirjaa siihen asiakkaansa, heidän kanssaan tehdyt markkinoinnilliset ja myynnilliset toimet sekä tilaukset. Yksinkertaisin CRM voidaan ajatella olevan Excel-tiedosto. Jos asiakkaasi pyytää sinulta otetta hallussasi olevista henkilötiedoistaan, luovutat hänelle otteen hänen kohdastaan CRM:stä. Asiakkuudenhallinta tarkoittaa asiakaslähtöisen palveluajattelun systemaattisia kirjauskäytänteitä. CRM-järjestelmääsi voit esimerkiksi tehdä haun: anna kaikki joiden sopimus päättyy ensi kuun lopussa tai anna kaikki, joiden postinumero on 60100 jne.

VINKKI! Tutustu Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivujen organisaatioille suunnattuun osioon https://tietosuoja.fi/organisaatiot ja https://tietosuoja.fi/gdpr

VINKKI! Tutustu hakusanoilla mikä on CRM verkossa asiaan tarkemmin, esim. YouTubessa www.youtube.com

Lue seuraavaksi luku 3: Pilvipalvelut
Takaisin Ihana digi! Yrittäjän digikäsikirjan etusivulle
Takaisin DIKO-hankkeen sivulle