Pilvipalvelut

Luku 3

Pilvipalvelujen käyttöönottoa suunnitellessa on tärkeää hahmottaa tarkasti oman yrityksen nykyiset ja tulevat tallennustilaan liittyvät tarpeet. Tiedostojen tallentamisen ja muokkausmahdollisuuksien jakamisen tarve ovat usein tyypillisin syy, minkä vuoksi yritykset hankkivat pilvipalvelun. Pilvipalvelu toimii kansion perustajan jakamien käyttöoikeuksien perusteella. Pilvipalvelu on kuitenkin myös paljon muuta kuin pelkkä tiedon tallentamisen väline. Sen avulla saa käyttöön monia muita yritystoiminnan kannalta tärkeitä työkaluja kuten esimerkiksi toimisto-ohjelmia, asiakkuuksien hallintajärjestelmän (CRM), verkkokaupan, toiminnanohjausjärjestelmän (ERP), taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon sovelluksia.   Onkin hyvä pohtia esimerkiksi seuraavia: Paljonko tarvitaan tilaa tiedostoille, kuville, musiikille jne.? Onko tarvetta myös muille palveluille kuten esimerkiksi sähköpostille, kokoussovellukselle, toimisto-ohjelmille tai tiedon jakamiseen helposti ja nopeasti? 

Pilvipalveluita on tarjolla sekä maksuttomia että maksullisia. Monet pilvipalvelun tarjoajat mahdollistavat myös maksuttoman testausjakson.   Ilmaisia pilvipalveluita tarjoavista tunnetuimmat palveluntarjoajat ovat seuraavat:  

Google Drive (tiedostoille) ja Google Kuvat (kuville ja videoille) tarjoavat Android-käyttäjille 15 gigatavua maksutonta tallennustilaa. Nämä ovat yleensä esiasennettuina mobiililaitteissa.  

Apple ICloud on Apple-käyttäjille helpoin tapa siirtää iPodin, iPhonen tai iPadin kuvat muille laitteille. ICloud tarjoaa viisi gigatavua maksutonta tallennustilaa.  

Käyttöjärjestelmästä riippumaton Dropbox on myös hyvä vaihtoehto, se toimii Windows-, Mac- ja Linux-tietokoneissa sekä kaikissa mobiililaitteissa ja tarjoaa kaksi gigatavua ilmaista tallennustilaa.  

Microsoftin OneDrive tarjoaa 5 gigatavua maksutonta tallennustilaa.  

VINKKI! Ulkoinen kovalevy on aina hyvä vaihtoehto tietojen tallentamiselle. Sitä on viisasta käyttää pilvipalvelun rinnalla ainakin tärkeimpien tietojen osalta.   

VINKKI! Onko sinulla jo Gmail-tili käytössä? Jos on, niin saat käyttöösi myös monipuoliset ilmaiset toimisto-ohjelmat! Jos ei ole, löydät ohjeet tilin perustamiseen tältä sivulta  tai kirjoittamalla google-hakukoneen riville näin avaan google-tilin   

VINKKI! Selvitä miten saat siirrettyä puhelimellasi ottamasi kuvat pilvipalvelusi Kuvat-kansioon. Näin kuvasi ovat aina tallessa eivätkä ne katoa täyttyneen muistikortin mukana. Voit tyhjentää puhelimesi muistin kuvista säännöllisesti. Pilvipalvelu mahdollistaa kuvien selailun tietokoneella isommalla ruudulla sekä kuvien jakamisen. 

Pilvipalvelujen hyödyt ja edut pienelle yritykselle 

Kun valitset yrityksellesi pilvipalvelujen tarjoajaa, mieti tarkasti ensin omat tarpeesi. Kuinka paljon tallennettavaa tietoa on ja onko muille palveluille tarvetta.  

Maksullisten pilvipalvelujen hintahaarukka on 5–20 €/työntekijä. Tällä kustannuksella saa käyttöön pilvitallennuksen lisäksi useimmiten myös muita edellä mainittuja palveluja, kuten esimerkiksi sähköpostin ja kokoussovelluksen, sekä yleisimpiä toimisto-ohjelmia, kuten taulukkolaskennan, tekstinkäsittelyn ja muistion. Palvelujen vertailuun kannattaa käyttää aikaa, ja varmistaa ainakin, että palveluntarjoaja tarjoaa vahvan tietoturvan, palvelu on helppokäyttöinen, mahdollistaa yhteiskäytön ja hinta on omaan tarpeeseen sopiva. 

Pilvipalvelujen käyttöönotossa ja käytössä on pienen yrityksen näkökulmasta monia positiivisia asioita: 

1. Ketteryys. Pilvipalveluista voi ottaa käyttöön vain ne osat, joita sillä hetkellä tarvitset ilman suuria aloitusinvestointeja. Tallennustilan lisäksi esimerkiksi toimisto- ja ryhmätyösovellukset sekä tietoturva päätelaitteisiin voivat olla tarpeellisia. Yrityksen kasvaessa esimerkiksi verkkokaupan, asiakastiedon hallinnan (CRM) ja toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) sekä esimerkiksi taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon yrityssovellukset voivat tulla ajankohtaiseksi. 
2. Kustannustehokkuus. Pilvipalvelut antavat pienelle ja kasvavalle yritykselle kustannusedun. Käyttöönottomaksut ovat usein pienet, ja kuukausimaksut muodostuvat käyttäjämäärien ja käytön mukaan. Sopimusten sitoutumisajat ovat lyhyitä, jolloin sopimusten laajuutta ja sisältöä voi laajentaa tai vähentää tarpeen mukaan. 
3. Aina ajan tasalla tehokkaasti ja tuottavasti. Modernit ja aina ajantasaiset työkalut lisäävät henkilöstön tyytyväisyyttä ja kasvattavat yritystoiminnan tuottavuutta ja tehokkuutta. Henkilökunta voi työskennellä paikkariippumattomasti, palveluihin kirjautuminen on yksinkertaista (ei monia salasanoja muistettavana) ja tiedon jakaminen helppoa.  
4. Tietoturva kunnossa ja tiedot turvassa. Pilvipalvelun kautta tulevat automaattiset ohjelmistojen päivitykset hankittuihin palveluihin. Jos laitteet katoavat tai rikkoutuvat, tieto on aina tallennettuna laitteen lisäksi pilvessä ja helppo palauttaa käyttöön päätelaitteille. Myös asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden tiedot pysyvät turvassa. Tiedostoja on mahdollista jakaa tietoturvallisesti esimerkiksi salasanalla suojattuna. 
5. Työn tehostaminen. Tiedostoja voidaan käyttää ja muokata yhteistyössä ilman jatkuvaa asiakirjan lähettämistä sähköpostilla. Muutokset näkyvät kaikilla käyttäjillä reaaliajassa eikä kullekin käyttäjälle synny omaa versiota tiedostosta. Kaikki näkevät muiden tekemät huomiot (esimerkiksi eri värillä). Vältät usean version yhdistämisen vaivan lopullista, valmista tiedostoa koostaessasi. Myös suuria, valmiita tiedostoja lähetettäessä voit lähettää pelkän avaus- tai latauslinkin, jolloin vastaanottajan sähköposti ei tukkeudu suuren tiedoston vuoksi.

Toimisto-ohjelmat ja kuvien tallentaminen 

Toimisto-ohjelmia on tarjolla esimerkiksi Microsoftin Office365-pakettina, mutta esimerkiksi Googlen tarjoamilla, pilvipalveluun kuuluvilla maksuttomilla toimisto-ohjelmilla pärjää pitkälle. Mikäli tietokoneesi mukana ei tule toimisto-ohjelmien pakettia, voit käyttää Googlen pakettia verkossa.  

Googlen toimisto-ohjelmia ovat Google Docs (tekstinkäsittely), Sheets (taulukkolaskenta), Slides (diasarjat) ja Forms (kyselyt ja lomakkeet). Ohjelmien käyttöönottoon tarvitaan Google-tili. Kätevimmin niitä pääsee käyttämään Gmail –sähköpostitilin kautta. Näiden ohjelmien etuna on yhteiskäyttäjyys, jolloin useampi henkilö voi työstää samaa tekstidokumenttia samaan aikaan. Koska ohjelmaa käytetään suoraan selaimessa, voit käyttää sitä automaattisesti miltä tahansa tietokoneella ja jopa matkapuhelimella tai tabletista, kunhan olet kirjautunut omalle Google-tilille.  

Älypuhelimestasi saat valokuvasi nousemaan pilveen, esimerkiksi Googlen Kuvat-kansioon. Kun teet tämän valinnan, ovat kuvat aina tallessa, vaikka puhelimen muistikortti tai puhelin katoaisi tai rikkoontuisi.

Lue seuraavaksi luku 4: Tietoturva
Takaisin Ihana digi! Yrittäjän digikäsikirjan etusivulle
Takaisin DIKO-hankkeen sivulle