Tietosuojailmoitus: Yhdessä saavutettavaksi – vieraskielisten osallisuus sosiaali-​ ja terveyspalveluissa

Henkilötietojen käsittely hankkeen toiminnassa ja arvioinnissa

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Olet osallistumassa Yhdessä saavutettavaksi – vieraskielisten osallisuus sosiaali- ja terveyspalveluissa -hankkeeseen. Hanke on Euroopan sosiaalirahaston (ESR+) rahoittama ryhmähanke, jonka päätoteuttaja on Seinäjoen ammattikorkeakoulu (SEAMK) ja osatoteuttaja Hämeen ammattikorkeakoulu (HAMK).

Tämän tietosuojailmoituksen tarkoituksena on kertoa, mitä henkilötietoja SEAMKin osatoteutuksessa käsitellään, mistä tiedot saadaan, mihin tarkoituksiin niitä käytetään, kuinka kauan niitä säilytetään ja mitä oikeuksia rekisteröidyllä on.

Hankkeen tavoitteena on lisätä vieraskielisten (aikuisten) asiakkaiden osallisuutta sosiaali- ja terveyspalvelujen kehittämisessä, parantaa palvelujen saavutettavuutta monikielisten, selkokielisten ja digitaalisten ratkaisujen avulla sekä vahvistaa ammattilaisten kieli- ja kulttuuritietoista osaamista. SEAMKin toiminta kohdistuu erityisesti Etelä-Pohjanmaan alueelle yhteistyössä Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen ja muiden kumppaneiden kanssa.

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• osallistujien tavoittaminen, kutsuminen ja hanketoimintaan ilmoittautuminen
• kehittäjäryhmien, asiakasraatien, työpajojen, koulutusten, pilotointien ja muiden tilaisuuksien järjestäminen
• osallistumisen, palautteen, osallisuuden kokemusten ja hankkeen vaikutusten seuranta ja arviointi
• monikielisten ja saavutettavien palvelu-, viestintä- ja palauteratkaisujen yhteiskehittäminen ja käyttäjätestaus
• hankkeen lakisääteinen ja rahoittajan edellyttämä seuranta, raportointi ja dokumentointi
• hankkeen tulosten raportointi, julkaiseminen, viestintä ja levittäminen siten, ettei yksittäinen osallistuja ole tunnistettavissa ilman erillistä suostumusta.

Hankkeeseen osallistuminen on vapaaehtoista. Osallistumatta jättämisestä tai osallistumisen keskeyttämisestä ei aiheudu kielteisiä seurauksia. Jo anonymisoituun aineistoon liittyviä tietoja ei voida enää yhdistää yksittäiseen osallistujaan eikä siten poistaa tämän pyynnöstä.

Hankkeessa toteutetaan seurantaa, jossa osallistujilta kerätään tietoa hankkeen alussa ja uudelleen noin kahden vuoden kuluttua. Kerättyä tietoa tarkastellaan ryhmätasolla, eikä yksittäisten osallistujien vastauksia yhdistetä eri tiedonkeruukertojen välillä.

Hankkeen toteuttajat ja yhteyshenkilöt

Ryhmähankkeen toteuttajat ovat Seinäjoen ammattikorkeakoulu ja Hämeen ammattikorkeakoulu. Tämä ilmoitus koskee SEAMKin osatoteutuksessa tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä.

Hankkeen vastuullinen johtaja: Suvi Tuomi, suvi.tuomi@seamk.fi, p. +358 40 8300 316, Seinäjoen ammattikorkeakoulu.

Hankkeen yhteyshenkilö SEAMKissa:

Suvi Tuomi
Projektipäällikkö
Seinäjoen ammattikorkeakoulu
suvi.tuomi@seamk.fi
+358 40 8300 316

Molemmista ammattikorkeakouluista hankkeessa mukana olevat asiantuntijat osallistuvat tietojen keräämiseen ja käsittelyyn, tulosten raportointiin ja hankkeen toteuttamiseen.

SEAMKissa asiantuntijoina toimivat ja Etelä-Pohjanmaan alueella aineistoa keräävät hankkeeseen palkatut asiantuntijat:

• Tiina Hautamäki, yliopettaja
• Henna Jousmäki, sivutoiminen tuntiopettaja [1.1.2027 lähtien]

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Hankkeen vapaaehtoiseen osallistumiseen ja osallistujilta kerättävään palaute-, haastattelu-, kysely- ja kehittämisaineistoon liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rahoittajan edellyttämien osallistuja- ja seurantatietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen. Näitä tietoja ei käytetä muuhun kuin rahoittajan edellyttämiin seurantaan ja raportointiin. Palkkioiden maksamiseen tarvittavien tietojen käsittely perustuu palkkion maksamiseen ja rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin kuten kirjanpitoon.

Henkilötietosisältö ja säilytysajat

Käsiteltävät tiedot määräytyvät sen mukaan, mihin hankkeen toimintaan henkilö osallistuu.

Hankkeessa voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

• nimi, sukupuoli ja yhteystiedot (kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
• kehittäjäryhmään osallistuvilta sosiaali- ja terveyspalveluita käyttäviltä henkilöiltä pankkitiedot ja henkilötiedot kokemusasiantuntijapalkkioiden maksua varten
• osallistumista koskevat tiedot, kuten ilmoittautuminen, läsnäolo, tilaisuus ja osallistumisajankohta
• ammatilliset ja organisaatiota koskevat tiedot, kuten tehtävänimike, ammattiryhmä ja organisaatiokielitieto
• asioinnissa tarvittava kielitausta sekä tulkkaus- tai käännöstuen tarve
• palautteet, kyselyvastaukset, haastattelu- ja työpaja-aineistot, kehittämisehdotukset sekä palvelukokemuksia ja saavutettavuuden esteitä koskevat kuvaukset
• osallisuuden ja luottamuksen kokemusta kuvaavat vastaukset, mukaan lukien THL:n osallisuusindikaattorin avulla kerättävät tiedot
• koulutuksiin osallistumista, osaamistarpeita ja osaamisen itsearviointia koskevat tiedot
• pilotointien, käyttäjätestausten ja monikielisten palautekanavien käytöstä syntyvät palautetiedot
• rahoittajan edellyttämät osallistuja- ja seurantatiedot erikseen annettavan informaation mukaisesti EURA-järjestelmään
• mahdolliset kuva-, ääni- tai videotallenteet vain silloin, kun tallentamisesta on ilmoitettu etukäteen ja siihen on asianmukainen peruste

Hankkeessa ei käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja. Osallistujilta ei kysytä terveyteen liittyviä tietoja, eikä niitä kirjata henkilöön yhdistettäväksi, jos ne tulevat keskustelussa esiin. Suorat tunnisteet poistetaan tai erotetaan analysoitavasta aineistosta mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen hankkeen toteuttamista, arviointia, raportointia, osallistujan oikeuksien toteuttamista ja rahoittajan velvoitteita varten:

• yhteystiedot ja ilmoittautumistiedot: hanketoiminnan järjestämisen ajan ja sen jälkeen vain tarvittavan hallinnollisen ajan
• suostumusasiakirjat: vähintään henkilötietojen käsittelyn ajan ja organisaation vahvistaman säilytysajan.
• haastattelu-, kysely-, työpaja-, palaute- ja arviointiaineistot: hankkeen toteutuksen, analyysin ja raportoinnin ajan sekä erikseen vahvistettavan määräajan hankkeen päättymisen jälkeen
• rahoittajan edellyttämät osallistuja- ja seurantatiedot: rahoituspäätöksen, lainsäädännön ja rahoittajan ohjeiden mukaisen ajan

Hankkeen jälkeen aineistot arkistoidaan ilman tunnistetietoja ja säilytetään 5 vuotta, vuoden 2035 tammikuulle, jonka jälkeen aineisto hävitetään.

Osallistumissuostumukset säilytetään hankkeen päättymiseen asti hankkeen vastuuhenkilön suljetulla SEAMK- tiedostoasemalla.

Rekisteröidyt

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavista hankkeen toimintaan osallistuvista henkilöryhmistä:

• vieraskieliset täysi-ikäiset sosiaali- ja terveyspalvelujen asiakkaat Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella (kehittäjäasiakkaat sekä kehittäjäryhmien ja asiakasraatien jäsenet)
• avoimiin kehittämistyöpajoihin, käyttäjätestauksiin, haastatteluihin, kyselyihin ja muihin arviointitoimiin osallistuvat henkilöt
• sosiaali- ja terveyspalvelujen ammattilaiset ja koulutuksiin osallistuvat henkilöt
• hyvinvointialueiden, kuntien, työllisyyspalvelujen, järjestöjen, yhdistysten, maahanmuuttajayhteisöjen ja muiden yhteistyöverkostojen edustajat
• hankkeen toteuttamiseen osallistuvat asiantuntijat

Rekisterin tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään ilmoittautumisen, kyselyjen, haastattelujen, työpajojen, kehittäjäryhmien, asiakasraatien, koulutusten, pilotointien ja palautteenannon yhteydessä.

Yhteystietoja voidaan saada myös hankkeen yhteistyökumppaneilta tai organisaatioiden julkisilta verkkosivuilta silloin, kun henkilöä lähestytään hänen työtehtävänsä tai yhteistyöroolinsa perusteella.

Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät vain ne SEAMKin hanketyöntekijät ja muut tehtävään nimenomaisesti valtuutetut henkilöt, joille tietojen käsittely on työtehtävien vuoksi tarpeellista. Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää SEAMKin hyväksymiä tieto- ja viestintäjärjestelmiä sekä kysely-, ilmoittautumis-, tallennus- ja verkkokokouspalveluja.

Henkilötietojen vastaanottajia ovat: Microsoft ja Webropol Oy.

Rahoittajan edellyttämät osallistuja- ja seurantatiedot luovutetaan rahoittajalle (Kaakkois-Suomen elinvoimakeskus) Eura-järjestelmän kautta. Kokemusasiantuntijapalkkioiden ja ohjausryhmän jäsenten mahdolliset palkkioiden maksutiedot ilmoitetaan lakisääteisesti verohallinnon tulorekisteriin.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot tallennetaan tietojärjestelmään (Microsoft Teams ja Webropol), joihin hankkeen asiantuntijoilla on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät/henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus. Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.

Järjestelmiin kirjaudutaan henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä organisaation edellyttämällä vahvalla tunnistautumisella. Yhteystiedot, kuten sähköpostiosoitteet tai puhelinnumerot tallentuvat vain sähköisen kyselyn järjestelmään (Webropol).

On mahdollista, että osallistujat kuvaavat omia terveyteensä tai toimintakykyynsä liittyviä tietoja, vaikka tällaisia tietoja ei erikseen pyydetä. Mikäli aineistoon sisältyy terveydentilaa tai muita erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, niiden käsittely rajataan välttämättömään minimiin tutkimuksen toteuttamiseksi. Tarpeettomat erityiset henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa aineiston käsittelyä.

Aineistojen analysoinnin yhteydessä poistetaan suorat tunnisteet ja vahvat epäsuorat tunnisteet. Aineistoon jää epäsuoria tunnisteita, jotka voivat liittyä esimerkiksi osastoon, jossa osallistuja työskentelee ja osallistujan työtehtäviin.

Raportoinnissa ja julkaisuissa käytetään koottuja tai anonymisoituja tietoja; suoria lainauksia muokataan tarvittaessa tunnistettavuuden vähentämiseksi. Aineistot hävitetään turvallisesti säilytysajan päätyttyä.

Rekisterinpitäjä

Molemmat hanketta toteuttavat ammattikorkeakoulut toimivat oman alueen aineistokeruun osalta rekisterinpitäjänä.

SEAMKin päätoteutuksen rekisterinpitäjänä toimii Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy.

Yhteystiedot: Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy, puhelin: 020 124 3000, osoite: Kampusranta 11, Frami F, PL 412, 60101 Seinäjoki.

SEAMKin tietosuojavastaava

Jarmo Jaskari
Tietoturva-arkkitehti
Seinäjoen ammattikorkeakoulu
jarmo.jaskari@seamk.fi

Automaattinen päätöksenteko

Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.

Tietojen siirrot

Henkilötietoja ei siirretä hankeryhmän ulkopuolelle. Analysoitua aineistoa, josta tunnistetiedot on poistettu, eli ne ovat anonymisoitu, voidaan luovuttaa ryhmähankkeen muille toimijoille (HAMK). Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden rajoittaminen

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:

Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. (artikla 7)

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Tarkastusoikeudesta voidaan periä maksu tai siitä voidaan kieltäytyä, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti. (artikla 12 ja artikla 15)

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista (artikla 16). Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti. Joissain tietojärjestelmissä henkilö pystyy myös itse korjaamaan omat tietonsa.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 17):

• Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
• Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.

Rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (artikla 21).

• Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
• Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisteröidyllä kuitenkaan ei ole oikeutta tietojen poistamiseen tutkimuksissa, mikäli tietojen poistaminen todennäköisesti estää kyseisen käsittelyn tai vaikeuttaa sitä suuresti.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 18):

• Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
• Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
• Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
• Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti. (artikla 20)

Oikeus tehdä valitus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle. Lisätietoja https://tietosuoja.fi/.

Yhteystiedot

Suvi Tuomi
Projektipäällikkö, TKI-toiminta, Sosiaali- ja terveysalan yksikkö
Seinäjoen ammattikorkeakoulu
suvi.tuomi@seamk.fi
+358 40 8300 316