Hallinnon ja tukipalveluiden henkilöstön tukimateriaalia

Hallinnon ja tukipalveluiden henkilöstön keskeinen rooli tässä vaiheessa on:

• Opintohallinnollisten toimintaohjeiden päivittäminen ja kehittäminen helpottamaan pienten osaamiskokonaisuuksien toteuttamista prosessin kaikissa vaiheissa sekä korkeakoulun henkilöstön että oppijoiden näkökulmista

Pienet osaamiskokonaisuudet on voidaan integroida osaksi muuta jatkuvan oppimisen prosessi- ja toimintaohjeistusta. Jo olemassa olevat käytänteet ja laadunhallinnan prosessit toimivat hyvänä kehittämistyön lähtökohtana. Niiden päivittämisessä on kuitenkin hyvä kiinnittää huomiota esimerkiksi:

• Pienten osaamiskokonaisuuksien integrointi jo olemassa oleviin sääntöihin, prosesseihin ja toimintaohjeisiin
• Selkeisiin, dokumentoituihin prosessikuvauksiin, jossa on määritelty sekä toiminnot että vastuuhenkilöt. Näissä kuvauksissa on hyvä yksilöidä pienet osaamiskokonaisuudet muusta jatkuvan oppimisen tarjonnasta mm.
  • Laadunhallinnan periaatteilta
  • Pienten osaamiskokonaisuuksien suunnittelu- ja hyväksyntäprosessien osalta
  • Opiskelijoiden ilmoittautumisen / hakeutumisen ohjeissa
  • Kuvata peruutusehdot pienten osaamiskokonaisuuksien osalta
  • Maksamisen käytännöt
  • Pienen osaamiskokonaisuuden suorittajalle tarjottavat tukipalvelut ja niiden saatavuus toteutuksen aikana
• Yhteiset dokumenttipohjat esimerkiksi tarjonnan keräämiselle helpottavat korkeakoulun eri toimijoiden työtä

Hallinnon ja tukipalveluiden henkilöstön keskeinen rooli tässä vaiheessa on:

• Tietojärjestelmissä on valmiudet pienten osaamiskokonaisuuksien edellyttämille tieto- ja tilastointitarpeille sekä osaamisen todenteen laatimiseen
• Oppijoille on olemassa ohjeet ja pääsy pienen osaamiskokonaisuuden suorittamiseen tarvittaviin palveluihin (opintorekisteri, kirjasto, sähköiset avaimet fyysisiin tiloihin, oppimisalusta, käyttäjähallinta)

Hallinnon ja tukipalveluiden näkökulmasta olennaista on varmistaa, että käytössä olevat järjestelmät, digitaaliset palvelut ja tekniset ratkaisut tukevat kokonaisuuden eri vaiheita aina suunnittelusta viestintään, ilmoittautumiseen, ohjaukseen, palautteen keruuseen ja osaamisen tunnustamiseen asti.

Toimiva toteutusinfrastruktuuri helpottaa arjen työtä, selkeyttää prosesseja ja mahdollistaa pienten osaamiskokonaisuuksien kehittämisen osana korkeakoulun jatkuvan oppimisen palveluita.

• Opetushenkilöstön ja opintohallinnon henkilöstön yhteistyössä opintorekisteriin voidaan tallentaa esimerkiksi
  • tietoja pienen osaamiskokonaisuuden suunnittelussa, toteutuksessa ja arvioinnissa tehdystä työelämäyhteistyöstä,
  • TKI:n laajuus pienen osaamiskokonaisuuden toteutuksessa
  • Osaamisperustaiset kuvaukset tiedoista, taidoista ja vastuista
  • Osaamistasot
  • Arviointikriteerit
• Tietojärjestelmissä tulee olla valmiudet osaamisen todenteen myöntämiselle
• Oppijoiden oppimiskokemuksen onnistumisen kannalta korkeakoulussa on myös hyvä pohtia ja määritellä sähköisen henkilöllisyyden todentamisen käytänteet ja kehittää käyttäjähallinnan ratkaisuja, joiden avulla työelämässä olevat henkilöt pääsevät helposti käsiksi opintojen kannalta tarvittaviin sähköisiin palveluihin

Hallinnon ja tukipalveluiden henkilöstön keskeinen rooli tässä vaiheessa on:

• Korkeakoulussa on rakenteet ja prosessit palautteiden keräämiselle ja analysoinnille
• Varmistetaan, että pienet osaamiskokonaisuudet on huomioitu korkeakoululle asetettujen tilastointivaatimusten (Tiedonkeruun käsikirja(Opens in a new window)) mukaisesti ja kerätty data palvelee toiminnan kehittämistä, läpinäkyvyyttä ja vaikuttavuutta

Hallinnon ja tukipalveluiden näkökulmasta tärkeää on, että suunnittelua, toteutusta ja arviointia tuetaan systemaattisesti kerätyn ja analysoidun tiedon avulla korkeakoulun laatujohtamisen prosessien mukaisesti. Monikanavainen palaute – opiskelijoilta, työelämäkumppaneilta sekä korkeakoulun eri toimijoilta – muodostaa perustan tietoperustaiselle päätöksenteolle ja toiminnan jatkuvalle kehittämiselle.

Benchmarkkauskierroksella kävi ilmi, että monet korkeakoulut perustavat toimintansa kehittämisen PDCA:n mukaiselle toiminnalle. Toimivat palautejärjestelmät ja niiden johdonmukainen käsittely PDCA-viitekehyksen mukaisesti mahdollistavat läpinäkyvän ja vaikuttavan pienten osaamiskokonaisuuksien kehittämisen.

• Korkeakoulussa on luotu rakenteet tarvittaville tiedonkeruille, esimerkiksi opintojaksopalautteen antamiselle, pienen osaamiskokonaisuuden palautteen antamiselle, mahdollisille vaikutusten seurannan tiedonkeruille
• Tietojärjestelmissä on valmiudet tilastoinnin vaatimusten täyttämiseen pienten osaamiskokonaisuuksien osalta
• Tiedonkeruille on nimetty vastuuhenkilöt

Hallinnon ja tukipalveluiden henkilöstön keskeinen rooli tässä vaiheessa on:

• Työnjaosta ohjaukseen, viestintään ja markkinointiin liittyen on sovittu opetushenkilöstön ja tukipalveluiden kesken pienen osaamiskokonaisuuden eri vaiheissa

Hallinnon ja tukipalveluiden henkilöstön tehtävänä on varmistaa ja kehittää selkeät prosessit, yhdenmukaiset käytännöt sekä varmistaa oikea-aikainen tiedon kulku eri kohderyhmille – opiskelijoille, työelämäkumppaneille ja korkeakoulun sisäisille toimijoille. Ohjaus eri toimijoiden yhteistyönä tukee oppijan osaamiskokonaisuuden suorittamista.

Viestinnän ja markkinoinnin avulla varmistetaan, että tarjonta tavoittaa oikeat kohderyhmät ja vastaa työelämän osaamistarpeisiin. Hallinto ja tukipalvelut yhteistyössä opetus- ja tutkimus- ja kehittämishenkilöstön kanssa tukevat tätä työtä. Samalla varmistetaan, että viestintä on korkeakoulun strategian ja brändin mukaista.

• Sovitaan eri toimijoiden välisestä yhteistyöstä ja työnjaosta ohjaukseen, viestintään ja markkinointiin liittyen
• Varmistetaan viestinnän ja markkinoinnin yhteensopivuus korkeakoulun brändin ja visuaalisen ilmeen kanssa
• Ohjausta on saatavilla koko pienen osaamiskokonaisuuden toteutuksen ajan sekä ennen ja jälkeen
• Benchmarkkauksen tuloksissa kävi ilmi, että ohjausta jatkuvan oppimisen kentällä tarjoavat hyvin erilaisilla taustoilla olevat henkilöt. Ne korkeakoulut, jotka olivat nimenneet jatkuvan oppimisen ohjaukselle vastuuhenkilön, kokivat tämän edesauttavan oppijoiden hakeutumista jatkuvan oppimisen palveluihin

Hallinnon ja tukipalveluiden henkilöstön keskeinen rooli tässä vaiheessa on:

• Määritellä vastuut ja prosessit osaamisen todenteen myöntämiselle
• Varmistaa osaamisen todenteen siirrettävyys pienelle osaamiskokonaisuudelle asetettujen vaatimusten mukaisesti
• Osaamisen todenteessa voidaan kuvata pienen osaamiskokonaisuuden tuottama osaaminen oppijalle. Viitekehysluonnos tarjoaa pohjan todistukselle asetetuista kriteereistä (Viitekehysluonnos(Opens in a new window))

Pienen osaamiskokonaisuuden suorittajalle on myönnettävä osaamisen todenne. Hallinnon ja tukipalveluiden näkökulmasta tämä tarkoittaa selkeitä, luotettavia ja yhdenmukaisia käytäntöjä, joilla varmistetaan, että saavutettu osaaminen dokumentoidaan, tunnistetaan ja tunnustetaan asianmukaisesti. Todenteiden tulee olla vertailukelpoisia ja siirrettäviä sekä kansallisesti että kansainvälisesti.

Osaamisen todenteita voivat olla esimerkiksi opintosuoritusten rekisteröinti, osaamismerkki tai todistus. Hyvin suunnitellut ja toteutetut todenteet edistävät pienten osaamiskokonaisuuksien luotettavuutta ja merkitystä työmarkkinoilla.

• Korkeakouluilla voi olla erilaisia osaamisen todentamisen tapoja, kuten osaamismerkit, sähköinen todistus ja/tai opintosuoritusten näkyminen kansallisissa opintotietopalveluissa. Tulevaisuudessa opintosuorituksen todenteen siirtämisen tulisi olla mahdollista myös kansainvälisesti (esim. Eurooppalaisen korkeakouluyhteistyön alueella)
• Korkeakouluilla on mahdollisuus tehdä pienten osaamiskokonaisuuksien osaamisen todenteita myös EDCI Issuer -palvelussa (Lisätietoja Eurooppalainen digitaalinen osaamistodistus(Opens in a new window))
• Korkeakoulussa on hyvä määritellä erilaisten todenteiden käyttötarkoitukset ja -tilanteet
• Todenteiden laatimisessa on hyvä tehdä yhteistyötä korkeakoulun eri toimijoiden kesken
• Osaamisen todenteen myöntäminen edellyttää oppijalta vahvaa tunnistautumista